Apa itu : POP3 email?

POP (Post Office Protocol) adalah protokol untuk mengelola email. Sekarang POP yang di kenal adalah versi 3 makanya disebut sebagai POP3. Perumpamaan yang paling mudah untuk menjelaskan POP adalah sebagai berikut.

Seseorang mengirim surat menuju ke kantor pos. Kemudian kantor pos mengirim surat tersebut ke alamat orang yang berhak menerima surat tersebut.

Sedangkan dalam POP bisa dikatakan sebagai berikut:

Seseorang mengirim email ke sebuah alamat email pada suatu server (misalnya saya@yahoo.com dimana saya adalah penerima dan yahoo.com adalah servernya) kemudian email tersebut di unduh ke komputer saya. Jadi email tersebut sekarang tersimpan di komputer saya.

Bedanya POP dengan web email adalah di web email ketika saya ingin membaca email yang lama, saya harus membuka di server yahoo melalui web broser (Internet Explorer, Firefox, Chrome dll) itu  artinya saya harus terkoneksi ke Internet ketika ingin membaca email lama yang mungkin diperlukan.  Sedangkan dengan POP saya hanya akan membuka software email client (Outlook, Mozilla Thunderbird,dll) ketika ingin membaca email lama yang sudah pernah di download. Perumpamaan di surat biasa adalah saya harus kembali ke kantor pos untuk membaca surat – surat lama. Sedangkan dengan POP surat tersebut sudah ada di rumah.
POP adalah protokol untuk menerima email, sedang untuk mengirim email kita membutuhkan server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
Ada dua jenis mode pada POP3 yaitu mode offline dan mode inline. Pada mode offline, POP3 mengambil dan kemudian menghapus mail yang tersimpan dari server. POP3 bekerja dengan baik pada mode ini, karena terutama memang didisain untuk berlaku sebagai sebuah sistem mail yang memiliki sifat “store-and-forward”. Server, pada mode offline, berlaku seperti sebuah tempat penampungan yang menyimpan mail sampai user memintanya.
Pada mode inline, POP3 akan mengambil mail dari server tanpa menghapus mail yang sudah diambil tersebut. Mode ini lebih disukai oleh user yang sering berpindah tempat (nomadic user) karena memungkinkan mereka untuk melihat mail yang sama dari tempat atau komputer yang berbeda. Akan tetapi untuk nomadic user yang selalu bekerja dan bepergian dengan selalu membawa notebook, dan tetap menginginkan agar mail miliknya yang ada di server tidak dihapus, tentu saja menginginkan agar setiap kali mengambil mail tidak semua mail yang akan terambil, tapi hanya mail yang belum pernah dia lihat saja yang akan diambil. Keinginan user seperti ini dapat dipenuhi dengan menggunakan informasi pada client yang memungkinkan untuk memberi tanda mail yang sudah pernah dilihat.
Dengan demikian untuk seseorang yang sering bekerja dengan email akan lebih baik jika menggunakan POP email daripada web email. Karena ada beberapa keuntungan menurut saya antara lain :

1. Hemat waktu. Ketika menggunakan web email kita akan melakukan langkah – lahkah berikut ini. Menjalankan browser–> membuka halaman web email (misalnya di http://id.yahoo.com/mail) –>memasukkan username & passwords –> memilih email yang ada di inbox –>membaca email. Sedangkan di POP yang dilakukan hanya menjalankan email client dan menunggu email selesai di download–>membaca email.
2. Pengarsipan lebih mudah. Ketika kita ingin membuka email yang lama dengan web email kita perlu melakukan langkah yang sama dengan langkah diatas. Belum lagi kalau email yang sudah sangat lama di halaman inbox berikutnya kita perlu menunggu loading halaman web. Sedang dengan POP kita tinggal menjalankan email client dan tanpa harus terkoneksi ke internet karena email sudah di simpan di komputer kita.